Gemensam rutin för begäran om registerutdrag enligt dataskyddsförordningen (GDPR)

Gemensam rutin för förvaltningen för funktionsstöd, socialförvaltningen Centrum, socialförvaltningen Hisingen, socialförvaltningen Nordost, socialförvaltningen Sydväst och äldre samt vård och omsorgsförvaltningen.

När vi inom förvaltningen behandlar personuppgifter så registrerar vi dem oftast digitalt i våra olika verksamhetssystem och i vissa fall i ett manuellt pappersregister. Det kan till exempel handla om att en ansökan kommer in, att vi beslutar om en insats för en person eller att vi tecknar ett avtal av något slag.

Enligt artikel 15 Dataskyddsförordningen (GDPR) har vem som helst rätt att vända sig till den personuppgiftsansvarige (nämnden) för att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om personen och på vilket sätt uppgifterna behandlas. Om personen inte förekommer i något av våra system eller register så har hen rätt att få veta det. För detta använder du ”Svarsmall – Svar på begäran om registerutdrag ej träff” nedan. Detta svar kan skickas som bilaga i ett mejl om den enskilde har uppgett en e-postadress.

Om begäran kommer in via förvaltningens förvaltningsbrevlåda eller via verksamheten ska den enskilde hänvisas till blanketten, blanketten Begäran om registerutdrag. Vi måste dock vara medvetna om att vi inte kan kräva att begäran ska göras skriftligt.

Vi har en månad på oss att ta fram registerutdraget men det ska helst göras så fort som möjligt.

Se bifogad ”Mall - Begäran till kollegorna i egna förvaltningen som ska genomföra registersökningen” nedan för närmare information om tillvägagångssätt vid inkommen begäran om registerutdrag. Nedan finner du även de mallar som är framtagna för att underlätta handläggningen av inkomna begäran om registerutdrag.

När du fått träff i ett eller flera system ska svaret skickas till den enskilde via rekommenderat brev. Se ”Svarsmall – Svar på begäran om registerutdrag vid träff” nedan.

Via länken nedan finner du även en processbeskrivning som kan var till hjälp för att få en bra bild över hur och vad som görs av vem.

Processbeskrivning över hanteringen av begäran om registerutdrag

Begäran om radering
Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade med stöd av Dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 17, med vissa undantag. Ett undantag är när exempelvis annan svensk lagstiftning har företräde, vilket kan bli aktuellt för om uppgifter inom en offentlig myndighet. Vid avslag används “Gemensam svarsmall – Svar begäran om radering avslagsbeslut”.

Begäran om allmän handling
Begäran om registerutdrag är inte samma sak som en begäran om allmän handling. Ett registerutdrag visar om personen förekommer i förvaltningens register, vilka personuppgifter som behandlas och varför. Personen begär alltså inte ut själva handlingarna där hen förekommer.

Länk till Göteborgs Stads rutin för hantering av begäran om utlämnande av allmänna handlingar

Utdrag ur socialregistret
Begäran om utdrag ur socialregistret, som ska uppvisas när man t ex ansöker om att bli familjehem/jourhem, följer en annan rutin och ska inte förväxlas med registerutdrag enligt dataskyddsförordningen.

Begäran om registerutdrag enligt brottsdatalagen
Detta kan bara bli aktuellt för socialförvaltningarna. Enligt brottsdatalagen kap. 4 3§ ska vi till den som begär det utan onödigt dröjsmål lämna skriftligt besked om huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas. OBS! Denna rutin och tillhörande svarsmallar gäller inte för begäran om registerutdrag enligt brottsdatalagen. Mallarna nedan är tänkt att laddas ner och att ni gör de anpassningar som behövs för att anpassa dem till er förvaltning. I respektive mall finns även stödtext som beskriver hur de är tänkt att använda dem.