C. Rutin

Länkar:

Checklista start och avslut
Moderering

Göteborgs Stads rutin för officiella kondoleanser

Sammanfattning

Göteborgs Stads rutin för officiella kondoleanser

Syftet med denna rutin

Rutinen ska tydliggöra roller och säkerställa att besluts- och informationskedjan fungerar på ett tillfredställande sätt. Detta för att ge medborgaren möjlighet att på olika sätt visa sitt deltagande i samband med kondoleans i Göteborgs Stad.

Vem omfattas av rutinen

Denna rutin gäller för stadsledningskontoret (SLK) samt demokrati- och medborgarservice (DM). Ändringar i rutinen måste stämmas av med bägge förvaltningarna.

Bakgrund

Med kondoleans menar vi det som rör stadens kondoleanser, såsom kondoleansböcker, flaggning på halv stång och övriga ceremonier i samband med dödsfall eller katastrofer.

Göteborgs Stad har såväl fysiska böcker i Rådhuset som en digital kondoleansbok på goteborg.se. Denna rutin gäller för hantering för samtliga kondoleanser som gäller övergripande för hela staden.

Göteborgs Stads digitala kondoleansbok är en kommungemensam intern tjänst och är jämställd med stadens övriga kondoleansböcker. Den publiceras på goteborg.se samtidigt som kondoleansbord ställs fram, om inte kommunfullmäktiges presidium beslutat något annat.

Den digitala kondoleansboken stängs för inlägg samtidigt som kondoleansbord tas bort.

Koppling till andra styrande dokument

Göteborgs Stads riktlinje för kriskommunikation

https://intranat.goteborg.se/wps/portal/int?uri=gbglnk:Intranat.styrandedokument&dominoURL=https://www5.goteborg.se/prod/Stadsledningskontoret/LIS/Verksamhetshandbok/Forfattn.nsf/0/4D9AA1652F6F5B53C12580EC003211B6?OpenDocument&highlight=2,kris

Stödjande dokument

Intern checklista – Stadsledningskontorets enhet för stöd och service

Intern checklista – Konsument och medborgarservice webbstrategiska verksamheten

Intern checklista – Stadsledningskontorets kommunikationsavdelning

Rutin

Beslut om kondoleans

Kondoleans i Göteborgs Stad görs på beslut av kommunfullmäktiges presidium, efter nationell rekommendation eller beslut av Regeringskansliet eller Sveriges Kungahus. Vid känd katastrof eller dödsfall bevakas dessa rekommendationer av enheten för stöd, service och representation på stadsledningskontoret.

Presidiet fattar, i förekommande fall, motsvarande beslut vid händelser som endast berör Göteborgs Stad.

När rekommendation eller beslut om kondoleans fattats, kontaktar enheten för stöd, service och representation kommunfullmäktiges presidium för beslut om åtgärder för Göteborgs Stad.

Kondoleansbok placeras i Rådhusets reception och publiceras på goteborg.se. Kondoleansbok är tillgänglig vardagar under kontorstid, om inte kommunfullmäktiges presidium beslutar något annat.

Kommunikation inom stadsledningskontoret

Enheten för stöd, service och representation informerar stadsdirektören, kommunikationsdirektören och chefen för förvaltningsstaben om presidiets beslut gällande flaggning, tyst minut, kondoleansbord och eventuella andra åtgärder.

Digital kommunikation och pressmeddelande

Kommunikationsdirektören ansvarar för att information om tider för flaggning, tyst minut, kondoleansbord samt länk till digital kondoleansbok publiceras på goteborg.se och Göteborgs Stads intranät, samt att pressmeddelande skickas ut.

Publicering av digital kondoleansbok

Förvaltningen för demokrati- och medborgarservice ansvarar för att under kontorstid aktivera och publicera den digitala kondoleansboken.

Göteborgs Stads digitala kondoleansbok publiceras på goteborg.se samtidigt som kondoleansbord ställs fram och stängs för inlägg samtidigt som kondoleansborden tas bort, om inte kommunfullmäktiges presidium beslutat något annat.

Stadsledningskontorets kommunikationsavdelning informerar webbstrategerna på förvaltningen för demokrati- och medborgarservice om att den digitala kondoleansboken ska aktiveras och publiceras. Detta görs under kontorstid via e-post till: support.digitalakanaler@goteborg.se.

I händelse av att kommunfullmäktiges presidium fattar beslut om publicering övrig tid kontaktar stadsdirektören förvaltningsdirektören på DM för beslut om hantering, avseende publicering och moderering.

Moderering i den digitala kondoleansboken
Kontaktcenter på förvaltningen för demokrati- och medborgarservice modererar inkomna kondoleanser. Moderering och publicering av lämnade kondoleanser sker under kontorstid.

Diarieföring och arkivering
Kondoleansböckerna diarieförs i stadsledningskontorets diarium. Kommunikationsdirektören ansvarar för att diariet öppnar ett ärende.

DM ansvarar för att den digitala kondoleansboken sänds till stadsledningskontorets förvaltningsbrevlåda med instruktion om att handlingen ska diarieföras i ovan angivet diarieärende samt arkiverar och informerar regionarkivet.