A. Checklista för start och avslut

Göteborgs Stads rutin för officiella kondoleanser

Start

1. Under kontorstid (vardagar 8 – 16.30) är det webbstrategiska som publicerar den digitala kondoleansboken. Övrig tid görs detta stadsledningskontorets kommunikationsavdelning.


2. Stadsledningskontoret tar fram text till den digitala kondoleansboken.


3. Starta och uppdatera den digitala kondoleansboken med aktuell text och aktivera den (texten blir då synlig på http://kondoleans.goteborg.se/)
Manual för att starta kondoleansformuläret:


4. Stadsledningskontoret tar fram aktuelltartikel med länk till http://kondoleans.goteborg.se/
och en aktuellt- eller huvudpuff publiceras på startsidan.


5. Gör ett inlägg på Göteborgs Stads Facebook och notera vem som bevakar inlägget, moderera och besvarar eventuella frågor.


6. Kontaktcenter utser vem eller vilka personer som modererar inläggen. Moderering och publicering av lämnade kondoleanser sker under kontorstid, om inte kommunfullmäktiges presidium beslutat något annat.
Så görs modereringen:

1. Webbstrategiska avpublicerar kondoleansboken (Inga fler inlägg kan göras på http://kondoleans.goteborg.se) och tar bort informationen från startsidan.


2. Webbstrategiska exporterar alla inlägg till excel-fil (markera alla, kopiera valda som tabell, klistra in i excel, snygga till rader och kolumner) och skickar till stadsledningskontorets diarium och intendenten, som ombesörjer att kondoleanserna skickas till rätt mottagare.
Dokumentet döps enligt följande: Kondoleans, person/händelse/stad, datum för händelsen.

3. Webbstrategiska informerar Regionarkivet (2019-04-08 kontaktperson: Jakob Saternus) som gör en insamling av sidan och arkiverar den. Be Regionarkivet skicka en pdf av sidan och sänd även den för diarieföring till stadsledningskontoret.

4. En vecka efter det att kondoleansboken stängts för nya inlägg tar webbstrategiska bort alla länkar till http://kondoleans.goteborg.se, återställer text till standardformulering:
Rubrik: Göteborgs Stads kondoleansformulär
Text: <p>Just nu används inte kondoleansformuläret.<p>
Alla inlägg granskas innan de publiceras. Det kan därför ta ett tag innan ditt inlägg syns. Inlägg som innehåller kränkningar, hets mot folkgrupp och liknande kommer inte att publiceras på webbplatsen.</p>
<p>Hälsningar som skickas in via formuläret blir allmän handling och diarieförs.</p>