Konceptbeskrivning Göteborgs Stads kalendarium

I detta dokument beskrivs Göteborgs Stads Kalendarium. Manualer för hur vi skapar aktiviteter i kalendariet eller hur stora ska bilderna vara beskrivs på andra ställen. Detta dokument ska förhoppningsvis gälla över tid på annatsätt än manualer med aktuella bildformat med mera...

OM KALENDARIET
Göteborgs Stads kalendarium finns på kalendarium.goteborg.se och vänder sig i första hand till medborgare och boende i Göteborg. Vissa aktiviteter kan också vara intressanta för besökare och turister. Större evenemang som ska locka besökare till staden passar dock bättre i evenemangskalendern som Göteborg & CO ansvarar för på goteborg.com.

Kalendariet ska vara ett stöd för de boende i Göteborg att uppleva Göteborg och få en mer rik och aktiv fritid. Det ska innehålla aktiviteter för rekreation, både för kropp och hjärna. Aktiviteterna ska öka tillgången till kultur och framförallt erbjuda en rik fritid för unga. Informationen i Göteborgs Stads kalendarium ska vara öppen och till nytta för alla.

Göteborgs Stads kalendarium finns i samma tekniska portal som goteborg.se, WCM Websphere Portal. Kalendariet hämtar viss data från serviceguiden, som är den databas där kontaktuppgifter för goteborg.se uppdateras och administreras. Kalendariet är byggt med öppen data för att kunna återanvändas i andra tekniska lösningar. Alla anställda i Göteborgs Stad som har ett gbg3000-konto kan mata in aktiviteter i kalendariet. Instruktioner och länkar till inmatningsgränssnittet Översikten finns på intranätet

Kalendariet har responsiv design för att fungera oavsett vilket media som används. Det ska vara lika bra i mobiltelefonen, surfplattan eller på datorskärmen. Kalendariet har funktioner som gör det möjligt för den som ansvarar att exportera inmatad data till en excellfil för att där kunna följa upp aktiviteter samt återanvända datan i andra kanaler till exempel trycksaker.


INNEHÅLLET I KALENDARIET

Vad får finnas med i kalendariet?
Aktiviteten är:

• Öppen för "alla". Aktiviteten vänder sig till en bred målgrupp. Det ska till exempel inte krävas
  medlemskap eller andra begränsningar för att få delta.
  Exempel bred målgrupp som kan vara "alla": Alla ungdomar under 26 år, Alla under 26 år på Hisingen. Alla som har småbarn mellan 3 och 5 år.
• Finansierad helt eller delvis av Göteborg Stad, till exempel via bidrag.

• Vad får inte finnas med i kalendariet?
  Aktiviteten:
• vänder sig till en snäv målgrupp eller där det krävs medlemskap. Till exempel att aktiviteten vänder sig till de som bor på ett specifikt äldreboende eller är anhörig till boende på ett specifikt äldreboende.
• ”hyr” endast platser, arenor eller lokaler som ägs av staden (tex konserter i arrenderat Trädgårdsföreningen, loppis i Majorna där staden inte är med som arrangör/
  finansiär osv).
• Partipolitiska möten eller manifestationer.
• Religiösa högtidlighållanden, möten eller manifestationer.
• Öppettider och liknande information när den inte är kopplad till en specifik aktivitet (t ex tiderna för elljusspåren i Skatås, öppettider för träffpunkter osv).
• Högfrekventa, återkommande pass (t ex motionshallarnas scheman, gymmens grupp-pass, träningstider osv).

Det är samma krav på tillgängliga texter och bilder i kalendariet som i andra externa digitala kanaler som Göteborgs Stad ansvarar för. Manualer och riktlinjer för text, bild, tillgänglighet, klarspråk och normkritik finns på intranätet.

KALENDARIETS OLIKA DELAR OCH FUNKTIONER

Kalendariet som du ser det på webben på kalendarium.goteborg.se
Besökaren når kalendariet på kalendarium.goteborg.se. Överst på startsidan visas ett antal bildpuffar som ska lyfta fram säsongsaktuella, prioriterade eller målgruppsriktade aktiviteter. Exempelvis Sportlovsaktiviteter.
Besökaren kan söka efter önskade aktiviteter på olika sätt. I sökrutan går det att söka utifrån fritext, datum och kategori.

Administrationen
Administrationen, som är redaktörsgränssnittet kommer du till om du har gbg3000-ID (= inloggning på arbetsdatorn). Det krävs ingen ytterligare inloggning. Efter inloggning syns två¨knappar - Gå till administrationen och Skapa ny aktivitet

I Administrationen skapas, redigeras och administreras innehållet i kalendariet på olika sätt. Härifrån går det att skapa nya aktiviteter, kopiera redan skapade aktiviteter.
För att mata in en aktivitet väljer redaktören Skapa ny aktivitet. Det går också att kopiera redan skapad aktivitet.
Det finns hjälptexter inne i Admninistrationsgränssnittet.

• Rubrik = Obligatoriskt. Namn på aktiviteten
• Datum = Obligatoriskt. Start- och sluttid då aktiviteten startar och slutar om det sker annan dag. Datum väljs i en klickbar kalender.
• Klockan: Valbar tid i lista alternativt skriva i klockslaget för aktivitetens start och sluttid
• Ett tillfälle, Återkommande med fler tillfällen eller Aktivitet över en längre period
  Välj det som stämmer med aktiviteten. Återkommande med flera tillfällen; Om aktiviteten återkommer vid olika klockslag de olika dagarna skapar du dem var för sig.= Samma aktivitet upprepas tio måndagar klockan 13 och 15. Då får du skapa en "serie" för kl 13 och en för kl 15. Aktivitet över en längre period är till exempel en utställning som pågår alla vardagar i tre månader.
• Beskrivning av aktiviteten. Här kan aktiviteten beskrivas för att locka och förklara. Ta med information som inte finns med i övriga fält. Till exempel om aktiviteten är extra lämplig för en särskild målgrupp ( barn mellan 3-5 år). Länka gärna vidare till ytterligare information som kanske finns på en webbplats eller i sociala medier.
• Kostnad: Viktigt att det det är tydligt om aktiviteten kostar eller inte. Ett av målen med kalendariet är att tydliggöra gratisaktiviteterna som erbjuds.

• Arrangör= obligatoriskt:
  Om arrangören finns med i serviceguiden kommer förslag på adressuppgifter att visas. De uppgifterna hämtas då automatiskt från serviceguiden. går det att skriva in uppgiften manuellt i fältet för arrangör. Det går också att skriva in arrangör som inte finns i serviceguiden. det som skrivits in kommer systemet ihåg ochg nästa g¨ång den arrangören anges visas det som förslag.
  
• Plats:
  Här avses platsen där aktiviteten sker. Det är ju inte alltid arrangörens kontaktuppgifter, som ju kommer automatiskt när du fyller i arrangör, stämmer med var aktiviteten ska genomföras. Adressen visas också med kartnålen på kartan. Om platsen för aktiviteten inte har någon adress kan du dra med kartnålen för att visa var det är.
  
  Om aktiviteten sker på annan plats kan du ändra genom att skriva i rätt adress. Det kan till exempel vara så att aktiviteten sker i ett annat hus eller på en plats utomhus. Om du skriver i annan adress och den adressen finns kommer nålen på kartan att flytta sig dit. Du kan också klicka på ett gatunummer på kartan och då ändras både nålens position och adressen visas i fältet för Plats.
  
  Om platsen för aktiviteten saknar adress kan du dra pilen dit, men då ändras inte adressen i fältet för Plats. Om adressen inte hittas visas Gustaf Adolfs Torg på kartan. Allt detta finns med i hjälptexten, till vänster där du matar in.
  
• Fysisk tillgänglighet.
  Om det finns uppgifter om platsen i TD-databasen* och koppling finns i serviceguiden visas det även upp i kalendariet.
  * VGR:s databas med uppgifter om fysisk tillgänglighet som förvaltningarna ansvarar för att fylla på.
  
• Plats och lokalt kalendarium
  Har du ett lokalt kalendarium på din enhetsida, och aktiviteten sker på en annan adress, så kan du enbart ändra genom att flytta kartpunkten.
  Har du ett lokalt kalendarium på en enhetssida där flera enheter ingår, till exempel kulturhus eller familjecentral, kommer en aktivitet att synas på enhetssidan oavsett vilken av enheterna du väljer som arrangör.
  Läs mer om lokala kalendarier

Om vad?

• Vad innebär kategorier:
  - Alla aktiviteter ska kategoriseras för att de som inte använder fritextfältet (sökfunktionen) ska kunna hitta aktiviteter under det ämne eller typ som intresserar dem. Kategorierna utgår från besökarens intresse och behov och ska vara begripliga för dem. De ska vara breda nog så att alla stadens verksamheter kan nyttja dem, men smala nog så att de utesluter varandra. Kategorierna ska inte upprepa information som redan finns kopplat till aktiviteten, till exempel platsinformation eller målgruppsinformation.
  - Kategorier väljs i en lista. Du kan välja upp till tio kategorier. Det är webbstrategiska verksamheten som beslutar om att skapa en ny eller på annat sätt förändra kategorierna i kalendariet. Alla kan anmäla önskemål och förändring. Det går att publicera aktiviteten även utan att ha valt kategori.

• Nyckelord:
  Nyckelorden "taggar" = märker upp innehållet. Gemensamma nyckelord används för att hjälpa besökaren att hitta till exempel alla aktiviteter på sommarlovet och som då taggats med nyckelordet sommarlov.

• Vad är det för skillnad på kategorier och nyckelord?
  Nyckelord är detsamma som taggar på webben. De gör dels att besökaren kan söka mer fritt efter olika typer av arrangemang, man kan ha synonymer för att göra aktiviteter mer sökbara till exempel. Det är också med hjälp av nyckelord som vi kan tagga aktiviteter för att kunna visa upp urval på olika sätt – till exempel i lokala kalendarium eller i delade, färdiga framsökningar. Exempel: ”Vuxna i lärande” är ett projekt som biblioteken har. Det är för smalt för att göra en egen kategori av, det är kanske inte en term besökarna använder själva. Men projektet kan genom att ge alla aktiviteter på de olika biblioteken detta nyckelord söka fram alla aktiviteter inom projektet och presentera dem på olika ställen, tex sociala medier eller webbplatser.

Målgrupp:
Det finns en lista att välja mellan de prioriterade målgrupperna senior, ungdom, barn, personer med funktionsnedsättning och finska/suomeksi. Det går att välja en eller flera målgrupper i den listan. Om aktiviteten vänder sig till alla lämnas fältet tomt. Målgrupp kan användas för att lyfta fram alla aktiviteter för exempelvis ungdomar och dels för att hjälpa de besökare som vill hitta specifikt riktade aktiviteter.

Varför har vi de målgrupper vi har?
De målgrupper vi har är prioriterade av politiken och del av det uppdrag som gavs när kalendariet utvecklades. Utöver dessa målgrupper kan man använda nyckelord för att förfina och specificera vilka man riktar sig till. Man kan också se till att vara tydlig i sin beskrivning av aktiviteten, till exempel åldersgränser eller information som ”Festivalen är främst till för dig som är mellan 15 – 20 år”


Bild
Det går att ladda upp bild från hårddisken eller dra in den till bildfältet. Det bästa formatet ( storleken) på bilden är 1200x675px och minsta bildformat är 800x450px. Bilden beskärs enligt 16:9. Om bilden är större än rekommenderade storleken beskärs den mot mitten. Om bilden är mindre än det minsta måttet skalas den inte upp utan visas som en "liten bild" helt enkelt.

Förhandsgranska
Gå vidare till förhandsgranskning. Här sparas det som hittills matats in och administratören kommer till ett förhandsgranskaläge. Här visas både hur aktiviteten ser ut när besökaren klickat upp den och hur den ser ut som ett "kort"= som den visas direkt i kalendariet. Härifrån går det också att backa tillbaka och korrigera.

Efter förhandsgranskningen när allt är OK kan publicering ske direkt eller längre fram ett annat datum. Det går också att avpublicera en redan publicerad aktivitet härifrån.
Även härifrån går det att backa tillbaka för att korrigera.


LOKALT KALENDARIUM

Om möjligheten att visa lokalt kalendarium på enhetssidor och kategorisidor
Det är möjligt för verksamheter att visa upp ett lokalt kalendarium på sin egen enhetssida eller på en kategorisida.
All inmatning och uppdatering sker i det gemensamma centrala kalendariet. Alla inmatade aktiviteter som publiceras syns i det gemensamma kalendariet OCH på de sidor där det finns ett lokalt kalendarium. Det är arrangör som styr vad som visas på det lokala kalendariet.

Vid beställning av enhetssida kan även lokalt kalendarium beställas. Då kopplas en eller flera arrangörer till just den enhetens lokala kalendarium. Det görs centralt när du beställer och du behöver inte göra något. Det lokala kalendariet visas som en undersida på enhetssidan. När du beställer lokalt kalendarium behöver vi veta vilka arrangörer som finns inom enheten.

När du skapar en ny aktivitet via inmatningen i Översikten i det gemensamma kalendariet
anger du vilken verksamhet som är arrangör – till exempel en fritidsgård. Om fritidsgården även har ett lokalt kalendarium på sin enhetssida så kommer aktiviteten att dyka upp där utan att du behöver göra några övriga inställningar.

Vilka enhetssidor har lokalt kalendarium?
Lokalt kalendarium ligger som en undersida på alla enhetssidor som ingår i följande mallpaket; bibliotek, familjecentraler, fritidsgårdar och träffpunkter.